La notificación e inscripción de ficheros de datos

Por J.A. Hebrero el 29/08/2014

Los ficheros de datos de titularidad privada deben notificarse e inscribirse obligatoriamente en el Registro General de Protección de Datos. En este artículo se explica sobre quienes recae esa obligación, así como el procedimiento para practicarla.

El tema que nos ocupa aparece regulado en los artículos 55 a 64 del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal.

¿Quién está obligado a notificar la creación de un fichero de datos de titularidad privada?

Cualquier persona o entidad que pretenda crear un fichero de titularidad privada que contenga datos de carácter personal, debe notificarlo a la Agencia de Protección de datos con carácter previo a la creación del fichero de que se trate, a fin de que la Agencia proceda a inscribirlo en el Registro General de Protección de Datos. La obligación de notificación recae en el Responsable del Fichero.

Una vez notificado e inscrito un fichero, el Responsable del Fichero está también obligado a notificar a la Agencia de Protección de Datos cualquier modificación que se produzca en la inscripción del fichero, a fin de proceder a inscribir dicha modificación. Igualmente, si se pretende suprimir el fichero de datos, deberá también notificarse para proceder a cancelar la inscripción del fichero.

¿Cómo se realiza la notificación e inscripción de un fichero?

El Responsable del Fichero procederá a su notificación mediante un modelo o formulario aprobado por la Agencia de Protección de Datos, que se presentará en dicha Agencia bien en forma telemática a través de Internet, en soporte informático utilizando el correspondiente programa de ayuda o en soporte papel. Los formularios electrónicos de notificación de ficheros pueden obtenerse gratuitamente en la página web de la Agencia de Protección de Datos.

Una vez recibida la notificación, si faltare alguno de los elementos que debe contener o existiesen defectos formales, el Registro pedirá al Responsable del fichero que complemente o subsane la notificación efectuada en el plazo de tres meses. Una vez cumplidos todos los requisitos legales, el Director de la Agencia de Protección de Datos dictará resolución acordando la inscripción.

¿Qué contenido debe tener la notificación de un fichero de datos?

La notificación que se practique deben contener los siguientes elementos:

Identificación del responsable del fichero
Identificación del fichero, sus finalidades y los usos previstos
Sistema de tratamiento empleado en su organización
Colectivo de personas sobre el que se obtienen los datos, el procedimiento y la procedencia de los datos
Categorías de datos
Servicio o unidad de acceso
Indicación del nivel de medidas de seguridad básico, medio o alto exigible
Identificación del encargado del tratamiento en donde se encuentre ubicado el fichero y los destinatarios de cesiones y transferencias internacionales de datos.

¿Qué ocurre si no se notifica e inscribe un fichero de datos?

La falta de solicitud de inscripción de un fichero de datos de titularidad privada en el Registro General de Protección de Datos, está tipificada por la Ley como una infracción leve, que puede ser sancionada con una multa de 900 a 40.000 euros. Si la falta de solicitud de inscripción se produce a pesar de haber sido requerido para ello por parte de la Agencia de Protección de Datos, la infracción se considera grave y, en tal caso, puede ser sancionada con multa de 40.001 a 300.000 euros.