Derecho de las Nuevas Tecnologías - Notificación de ficheros.    La notificación e inscripción de ficheros. El procedimiento para notificar e inscribir los ficheros de titularidad privada en el Registro General de Datos.

¿Quién está obligado a notificar la creación de un fichero de datos de titularidad privada?

Cualquier persona o entidad que pretenda crear un fichero de titularidad privada que contenga datos de carácter persona, debe notificarlo a la Agencia de Protección de datos con carácter previo a la creación del fichero de que se trate, a fin de que la Agencia proceda a inscribirlo en el Registro General de Protección de Datos. La obligación de notificación recae en el Responsable del Fichero.

Una vez notificado e inscrito un fichero, el Responsable del Fichero está también obligado a notificar a la Agencia de Protección de Datos los cambios que se produzcan en la finalidad del fichero, en la persona del Responsable del mismo o en su ubicación.

¿Cómo se realiza la notificación e inscripción de un fichero?

El Responsable del Fichero procederá a su notificación mediante un modelo normalizado (impreso) que se remitirá a la Agencia de Protección de Datos por escrito, en soporte informático o por internet. Una vez recibida la notificación, la Agencia de Protección de Datos inscribirá el fichero si la notificación se ajusta a lo dispuesto en la Ley y, en caso contrario, podrá pedir que se completen o se subsanen los datos notificados. Transcurrido un mes desde la presentación de la solicitud de inscripción del fichero sin que la Agencia de Protección de Datos haya resuelto nada, se entenderá inscrito el fichero a todos los efectos legales.

En la página web de la Agencia de Protección de Datos (http://www.agenciaprotecciondatos.org) se puede descargar un programa informático que permite crear una notificación de un fichero de datos conforme al modelo normalizado para su posterior impresión, remisión por internet o incorporación a un soporte informático.

¿Qué contenido debe tener la notificación de un fichero de datos?

El Real Decreto 1332/94, de 20 de junio, vigente en lo que no oponga a la Ley de Protección de Datos de Carácter Personal, establece que la notificación debe contener los siguientes extremos:

• a) Nombre, denominación o razón social, documento nacional de identidad o código de identificación fiscal, dirección y actividad u objeto social del responsable del fichero.

• b) Ubicación del fichero.

• c) Identificación de los datos que se pretendan tratar, individualizando los supuestos de datos especialmente protegidos.

• d) Dirección de la oficina o dependencia en la cual puedan ejercerse los derechos de acceso, rectificación y cancelación.

• e) Origen o procedencia de los datos.

• f) Finalidad del fichero.

• g) Cesiones de datos previstas.

• h) Transferencias temporales o definitivas que se prevean realizar a otros países, con expresión de los mismos.

• i) Destinatarios o usuarios previstos para las cesiones o transferencias.

• j) Sistemas de tratamiento automatizado que se vayan a utilizar.

• k) Medidas de seguridad.

¿Qué ocurre si no se notifica e inscribe un fichero de datos?

La falta de solicitud de inscripción de un fichero de datos de titularidad privada en el Registro General de Protección de Datos, está tipificada por la Ley como una infracción leve, que puede ser sancionada con una multa de 601,01 a 60.101,21 euros (100.000 a 10.000.000 de pesetas). Si la falta de solicitud de inscripción se produce a pesar de haber sido requerido para ello por parte de la Agencia de Protección de Datos, la infración se considera grave y, en tal caso, puede ser sancionada con multa de 60.101,21 a 300.506,05 euros (10.000.000 a 50.000.000 de pesetas).